Für KMU und Mittelstand in DE, AT, CH
Power Apps Entwicklung für KMU
mit Übergabe an dein Team
Marcel Lehmann, Power Platform Consultant & Trainer, Microsoft MVP
Wer in einem KMU eine App braucht, hat meistens ein konkretes Problem: Arbeitsstunden, die von Hand abgetippt werden, oder eine Rechnung, die von Postfach zu Postfach wandert. Mit einer einzelnen Power App lässt sich das oft lösen, im Mittelstand genauso wie im Kleinbetrieb. Die schwierigere Frage kommt danach: Wer betreibt die App, wenn der Entwickler nicht mehr da ist? Ich übernehme die Power Apps Entwicklung für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz und übergebe die App so, dass dein Team sie selbst weiterbaut.
Was du bekommst: eine App im Einsatz, nicht ein Konzept
- die App im Einsatz bei den ersten echten Anwendern
- die Datenhaltung dahinter, je nach Fall in Dataverse oder in SharePoint
- eine Dokumentation, mit der eine andere Person die App versteht und ändern kann
- eine klare Antwort darauf, welche Lizenz wer braucht und was sie pro Monat kostet
Power Apps ist Microsofts Low-Code-Plattform für Business-Apps. Du baust mit Tabellen, fertigen Bausteinen und Formeln im Excel-Stil (Power Fx). Ein Fachteam kann die Plattform lernen und seine Apps selbst pflegen. Darauf baut die Übergabe auf.
Wenn du noch abwägst, ob du Standardsoftware kaufst, eine App entwickeln lässt oder Low-Code nutzt, hilft dir Kaufen, entwickeln lassen oder Low-Code? bei der Einordnung.
Ich bin Marcel Lehmann, Power Platform Consultant & Trainer und Microsoft MVP. Seit 2018 habe ich 150+ Projekte* mit der Power Platform umgesetzt. KMUpower gibt es seit 2023.
Aus der Praxis
Typische Fälle: Zeiterfassung, Rechnungsfreigabe, Kundenportal
Drei Fälle zeigen, wie eine Power App in der Praxis aussieht. Sie stammen aus meinen Projekten und Angeboten, anonymisiert nach Branche und Grösse. Der Stand steht jeweils dabei.
Zeiterfassung und Arbeitsrapporte
- Ausgangslage: Ein Handwerksbetrieb im Baunebengewerbe (Kleinunternehmen) schrieb Arbeitsrapporte von Hand. Sie wurden Wochen oder Monate später ins ERP oder in Excel übertragen.
- Aufbau: Canvas App in Power Apps for Teams auf dem Tablet, Spracheingabe, Daten in Dataverse for Teams. Power Automate (Standard) arbeitet mit, ein SharePoint-Archiv nimmt die Rapporte als PDF auf. Daten aus dem ERP kommen per CSV-Import.
- Lizenz: Dataverse for Teams statt Premium. Die Lizenzkosten bleiben gering.
- Stand: Angebot.
Rechnungs- und Belegfreigabe
Nicht jede Freigabe braucht eine App. Ein reines Ja oder Nein läuft oft als Flow mit Genehmigung in Teams oder Outlook. Eine App lohnt sich, sobald jemand einen Überblick, eine Kontierung oder Rückfragen am Beleg braucht. Zur reinen Automatisierung lies Rechnungsfreigabe automatisieren und die Seite zur Workflow-Automatisierung.
- Ausgangslage: Ein Industriebetrieb mit rund 10 Mitarbeitenden ordnete Kreditkartenbelege von Hand den Abrechnungspositionen zu. Fehlende Belege mussten einzeln nachgefragt werden.
- Aufbau: Canvas App für die Zuordnung. Power Automate gleicht Beleg und Transaktion automatisch ab, AI Builder liest die Belege aus, bei fehlenden Belegen kommt wöchentlich eine Erinnerung in Teams. Die Flows nutzen Premium-Funktionen von Power Automate, das gehört in die Lizenzrechnung.
- Zahlen: rund 150 Belege pro Monat.
- Stand: in Umsetzung.
Kundenportal
Für Externe wie Kunden oder Partner kommt statt einer Power App meist Power Pages zum Einsatz: Die Beteiligten melden sich an, sehen nur ihre eigenen Datensätze und laden Unterlagen hoch. In einem laufenden Projekt ersetzt ein mehrsprachiges Portal mit Dataverse, mehreren Rollen und automatisiertem Dokumenten-Workflow die bisherige Abwicklung über Papierformulare und E-Mail. Für ein KMU reicht dafür in der Regel ein deutlich kleinerer Zuschnitt: weniger Rollen und eine Sprache.
Entscheidung
Canvas, model-driven oder Power Pages: wofür was passt
Microsoft unterscheidet bei Power Apps zwei App-Typen: Canvas und model-driven. Für Externe kommt Power Pages dazu. Die Wahl bestimmt, was der Aufbau kostet und wie leicht dein Team die App später weiterbaut.
| Merkmal | Canvas App | Model-driven App |
|---|---|---|
| Ausgangspunkt | leere Fläche: du gestaltest jeden Bildschirm | Datenmodell zuerst: die Oberfläche entsteht aus Tabellen, Formularen und Ansichten |
| Datenquellen | über 1'000 Konnektoren, darunter Dataverse | Dataverse |
| Gestaltung | mit Power Fx, bis auf Pixelebene | komponentenbasiert ohne Code |
| Tempo | hängt vom Design ab | schnell, sobald das Datenmodell steht |
| Anpassung an Bildschirmgrössen | nur, wenn sie eingeplant ist | automatisch |
Quellen: PowerPlatformTip, Model-driven vs. Canvas (englisch), und Microsoft Learn, Power Apps overview, abgerufen am 01.10.2026.
Canvas App passt, wenn die Aufgabe im Vordergrund steht, oft mobil: ein Rapport, ein Beleg, eine Kontrolle, ein geführter Ablauf mit wenigen Eingaben. Model-driven App passt, wenn die Daten im Vordergrund stehen, mit vielen verknüpften Tabellen: Auftragsverwaltung, Fallbearbeitung, ein Backoffice mit Listen und Dashboards. Beides lässt sich kombinieren, Canvas im Feld und model-driven im Backoffice, eine Canvas App lässt sich auch in ein model-driven Formular einbetten. Power Pages passt für externe Nutzer, die sich anmelden, wie im Kundenportal oben; lizenziert wird dort pro Website.
Dataverse oder SharePoint
Die zweite Weiche betrifft die Daten. Sie wirkt sich auf Lizenz und Sicherheit aus und lässt sich später nur mit Aufwand ändern.
| SharePoint-Liste | Dataverse | |
|---|---|---|
| Passt bei | listenförmigen, überschaubaren Daten und Dokumenten | echten Beziehungen zwischen Tabellen, Geschäftslogik und grossen Datenmengen |
| Sicherheit | SharePoint-Berechtigungen | Sicherheit auf Zeilen- und Spaltenebene |
| Lizenz | Standard-Microsoft-365-Lizenz reicht für Apps mit Standard-Konnektoren | Premium-Funktion, model-driven Apps setzen Dataverse voraus |
| Grenzen | grosse Listen stossen früher an Delegationsgrenzen | Kapazität wird gemessen und kann zusätzlich kosten |
Ein Start auf SharePoint mit späterem Wechsel auf Dataverse ist echte Arbeit, weil SharePoint-Berechtigungen nicht dem Sicherheitsmodell von Dataverse entsprechen. Plane die Datenhaltung deshalb vor der ersten App. Mehr dazu: Dataverse oder SharePoint (PowerPlatformTip, englisch).
Kosten
Was eine App wirklich kostet: Lizenz, Aufbau, Betrieb
Die Kosten einer Power App bestehen aus drei Posten, die du getrennt betrachten solltest: die Lizenz an Microsoft, der Aufbau durch den Entwickler und der Betrieb danach.
Lizenz
| Posten | CHF | EUR |
|---|---|---|
| Power Apps Premium, pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung) | 16.20 | 17.30 |
| Dataverse-Datenbankkapazität als Zusatz, pro GB und Monat | 32.40 | 34.70 |
| Power Pages, angemeldete Nutzer, pro Website und 100 Nutzer und Monat | 162.00 | 173.30 |
| Power Pages, anonyme Nutzer, pro Website und 500 Nutzer und Monat | 60.70 | 65.00 |
| Developer Plan (nur Entwicklung und Test, nicht für den Produktivbetrieb) | gratis | gratis |
Preise zuzüglich MwSt., Stand 01.10.2026. Franken-Preise von den Microsoft-Seiten für die Schweiz (Power Apps, Power Pages), Euro-Preise von den Seiten für Deutschland. Für Power Pages weist Microsoft darauf hin, dass die angezeigten Preise der Information dienen und der tatsächliche Preis bei der Bestellung erscheint.
Ein Rechenbeispiel als Annahme: Zehn Personen brauchen Power Apps Premium. Das sind CHF 162.00 pro Monat oder CHF 1'944.00 pro Jahr, beziehungsweise EUR 173.00 pro Monat oder EUR 2'076.00 pro Jahr, jeweils zuzüglich MwSt.
Wer welche Lizenz braucht, hängt von der App ab:
- Microsoft-365-Lizenzen enthalten eingeschränkte Nutzungsrechte für Power Apps, die mit Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren arbeiten. Das ist nicht dasselbe wie eine eigenständige Premium-Lizenz.
- Premium-Funktionen lösen eine Lizenzpflicht aus, zum Beispiel Premium-Konnektoren, Dataverse-Tabellen, lokale Datenquellen über ein Gateway oder eigene APIs. Model-driven Apps sind standardmässig Premium.
- In einer Managed Environment braucht jede aktive Nutzung eine passende Lizenz, auch bei Apps mit Standard-Funktionen.
- Ab Februar 2027 setzt Microsoft die Lizenzprüfung strenger durch, unter anderem bei Managed Environments, model-driven Apps und eigenen Apps ausserhalb von Dynamics 365. Wer dann keine passende Lizenz hat, kann die App nicht mehr öffnen.
Zwei Sonderfälle ändern die Rechnung:
- Dataverse for Teams: Eine App, die als Lösung in Microsoft Teams läuft, braucht dort keine eigenständige Power-Apps-Lizenz. Die Grenzen liegen bei 2 GB pro Team und bis zu 1 Million Zeilen. Ausserhalb von Teams oder über eine API brauchst du ein Upgrade.
- Pro-App-Pläne: Seit Januar 2026 sind sie nicht mehr in jedem Bezugsweg für Neukunden erhältlich. Was bei dir geht, hängt von deinem Lizenzpartner ab.
Bei einem Portal für viele gelegentliche oder externe Nutzer kann Power Pages günstiger sein als eine Premium-Lizenz pro Person: 100 Premium-Lizenzen kosten CHF 1'620.00 pro Monat (EUR 1'730.00), das 100er-Paket für angemeldete Power-Pages-Nutzer CHF 162.00 (EUR 173.30). Wie Microsoft die Nutzer dabei zählt, prüfen wir vor dem Entscheid.
Grundlage der Lizenzregeln sind die Lizenz-FAQ und die Seite zu Dataverse for Teams auf Microsoft Learn, abgerufen am 01.10.2026. Welche Lizenz jede Person braucht, rechnest du mit dem Lizenzfinder durch.
Aufbau
Der Aufbau ist der Posten, den ich selbst anbiete, nach Aufwand und nach diesen sechs Punkten. Eine Zahl nenne ich nach dem Erstgespräch, wenn Prozess, Datenquellen und Rollen bekannt sind:
- Anzahl der Rollen und Berechtigungen
- Schnittstellen zu ERP oder anderen Systemen: Ein CSV-Import ist einfacher als eine API-Anbindung
- mobile Nutzung und Betrieb ohne Netz
- mehrere Sprachen
- Übernahme bestehender Daten aus Excel oder einem Altsystem
- Tests mit dem Fachbereich
Betrieb
Nach dem Go-live laufen vier Posten weiter: Lizenzen und Dataverse-Kapazität, die mit der Nutzung wachsen können; Pflege von Verbindungen, Flows und Berechtigungen über ein Funktionskonto statt über eine Privatperson; Weiterentwicklung, durch dein Team oder extern; Support bei Störungen. Wie viel davon dein Team selbst übernimmt, regelt die Übergabe.
Übergabe
Damit dein Team die App selbst weiterbaut
Kritisch wird es nach dem Go-live, wenn die Person, die die App gebaut hat, nicht mehr da ist und niemand im Team weiss, wie die App und ihre Flows funktionieren. In der IT heisst das Bus-Faktor. Ich plane die Übergabe vom ersten Tag an mit, denn sie bestimmt, wie ich die App baue.
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Benutzerhandbuch | Schritt für Schritt für die Anwender, mit Screenshots und häufigen Fragen |
| Administratorhandbuch | Komponenten, Datenquelle, Flows mit Auslöser und Zweck, regelmässige Wartungsaufgaben, typische Fehler und ihre Lösung |
| Architektur und Lizenzübersicht | wie die Teile zusammenhängen und welche Lizenz wer braucht |
| Abnahmeprotokoll | was getestet und abgenommen wurde |
| Besitzer und Verbindungen | App und Flows gehören einer benannten Person im Team, Verbindungen laufen über ein Funktionskonto statt über ein persönliches Konto |
| Solution | die Lösung liegt als Solution vor, du kannst sie sichern und in eine andere Umgebung übertragen |
| Zugangsdaten | werden getrennt und sicher übermittelt, nie in den Dokumenten |
| Schulung | Einführung für die Person im Team, die die App weiterbaut |
So läuft die Übergabe ab
- Kick-off: Wir legen fest, ob ich in deinem Mandanten oder in einer Entwicklungsumgebung baue, und wer im Team später Besitzer der App wird.
- Erste App zusammen bauen: Die Person aus deinem Team sitzt von Anfang an dabei und baut Teile selbst. Fachliche Entscheide wie Benachrichtigungskanal oder Ablagestruktur triffst du, nicht ich.
- Abnahme und Dokumentation: Du nimmst die App ab, die Handbücher entstehen zusammen mit dem Protokoll.
- Übergabe-Termin: Wir gehen Handbuch, Rollen und Verbindungen gemeinsam durch.
- Danach baut dein Team weiter. Auf Wunsch prüfe ich, was ihr gebaut habt.
Für das Know-how im Team gibt es den Power-Apps-Kurs der Academy. Wie du Citizen Development im Unternehmen aufbaust, steht auf der Seite Citizen Development.
Eine App ohne Besitzer und ohne Regeln wird zur Schatten-IT. Zur Übergabe gehören darum ein benannter Besitzer, bei grösseren Apps getrennte Umgebungen für Entwickeln und Betrieb und klare Regeln, wer eine App teilen darf. Ein Regelwerk für mehrere Apps ist Thema der Power-Platform-Beratung.
Mittelstand
Power Apps Entwicklung für den Mittelstand
Im Mittelstand ist die erste App selten die einzige. Es gibt ein ERP, mehrere Fachbereiche mit eigenen Excel-Lösungen und oft eine IT-Abteilung mit eigenen Regeln. Mit mehr Nutzern ändert sich auch die Lizenzrechnung. Der Schwerpunkt verschiebt sich vom einzelnen Bildschirm auf Datenmodell und Rollout.
Zwei Apps für zwei Arbeitsplätze
Für ein mittleres Unternehmen mit Filialnetz sieht ein Konzept zwei Apps auf einem gemeinsamen Datenmodell vor: eine Canvas App für die Monteure im Feld und eine model-driven App für das Backoffice. Die Monteure erfassen vor Ort Fotos und digitale Unterschrift, damit das Backoffice schneller Rechnung stellen kann. Stand: Angebot.
Gewachsene Excel-Inseln ablösen
Das Muster gilt auch bei kleineren Betrieben: Ein Planungsbüro führte Ressourcenplanung und Nachkalkulation in getrennten Excel-Dateien, mit manuellen Exporten aus dem ERP. Ein Konzept führt die Daten in Dataverse zusammen, eine model-driven App bedient sie, Rollen regeln den Zugriff. Stand: Angebot.
ERP anbinden: CSV oder API
Hat das ERP keine offene Schnittstelle, ist ein CSV- oder Excel-Import oft der pragmatische Weg. Eine API-Anbindung lohnt sich erst, wenn Daten häufig in beide Richtungen fliessen müssen.
Rollout in Wellen
Ein Rollout in Wellen bewährt sich gegenüber dem gleichzeitigen Start aller Abteilungen: Eine Pilotgruppe nutzt die App im Alltag, danach kommt die nächste Abteilung dazu. Mit jeder Welle übernimmt das Team mehr, zuerst bedient und pflegt es die App, später baut es die nächste selbst. Hat ein Unternehmen eine IT-Abteilung, wird sie vor dem Start eingebunden, denn Umgebungen, Datenverbindungen und Lizenzzuweisung laufen über sie. Weitere Themen findest du in der Übersicht aller Lösungen.
Abgrenzung
Was ich nicht mache
Vier Dinge mache ich nicht:
- Wegwerf-Prototypen. Ein Prototyp, der nach der Demo in der Schublade landet, kostet Zeit ohne Ergebnis. Der erste Stand ist so gebaut, dass er in den Einsatz gehen kann. Mehr dazu: Quick and dirty kostet doppelt.
- Apps ohne Besitzer. Jede App hat eine Person im Team, der sie gehört. Ohne Besitzer gibt es keine Pflege, und beim Weggang wird die App verwaist.
- Entwicklung ohne Governance-Rahmen. Bevor die zweite App entsteht, stehen Umgebungen, Namen, Freigaben und Rollen. Wo ein Unternehmen dabei steht, zeigt der Reifegrad-Check.
- Eingriffe in eine fremde Lösung ohne Sicherung. Bevor ich etwas an einer bestehenden Lösung ändere, sichere ich sie.
FAQ
Häufige Fragen zur Power Apps Entwicklung
Woraus setzen sich die Kosten einer Power App zusammen?
Aus drei Posten: der Lizenz an Microsoft, dem Aufbau durch den Entwickler und dem Betrieb nach dem Go-live. Power Apps Premium kostet CHF 16.20 beziehungsweise EUR 17.30 pro Nutzer und Monat (Stand 01.10.2026, zuzüglich MwSt.). Ob du Premium überhaupt brauchst, hängt von den Datenquellen und vom App-Typ ab. Den Aufbau kalkuliere ich nach Rollen, Schnittstellen, mobiler Nutzung, Sprachen und Datenübernahme.
Brauchen alle Nutzer eine Premium-Lizenz?
Nicht in jedem Fall. Apps, die nur mit Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren arbeiten, laufen mit den eingeschränkten Nutzungsrechten einer Microsoft-365-Lizenz. Sobald eine App Premium-Funktionen nutzt, etwa Dataverse-Tabellen oder Premium-Konnektoren, braucht jeder Nutzer eine passende Power-Apps-Lizenz. Model-driven Apps sind standardmässig Premium. Ab Februar 2027 prüft Microsoft strenger. Rechne die Zuordnung vorher mit dem Lizenzfinder durch.
Wie lange dauert es, bis die erste App läuft?
Das hängt von Umfang, Datenlage, Anzahl der Rollen und Schnittstellen ab. Als Richtwert gelten 2 bis 6 Wochen, wie bei den anderen Power-Platform-Lösungen auf dieser Seite. Eine feste Aussage gibt es nach dem ersten Gespräch, wenn Prozess und Datenquellen bekannt sind.
Kann ich Power Apps programmieren lassen und später selbst weiterbauen?
Ja, das ist bei mir der Normalfall. Power Apps ist Low-Code: Du arbeitest mit Tabellen, fertigen Bausteinen und Formeln im Excel-Stil. Für einfache Änderungen reichen ein Besitzer für die App, die Dokumentation aus der Übergabe und eine Einführung. Einen eigenen Power Apps Entwickler braucht dein Team dafür nicht. Die Einführung läuft über den Kurs der Academy oder gemeinsam an deiner ersten App.
Was passiert, wenn der Power Apps Entwickler ausfällt?
Die App muss im Team weiterleben. Sie hat einen benannten Besitzer. Die Flows laufen über ein Funktionskonto statt über ein persönliches Konto, und das Administratorhandbuch beschreibt Komponenten, Flows und typische Fehler. Den Besitz einer App kannst du in Power Apps auf eine andere Person übertragen.
Arbeitest du auch für Unternehmen in Deutschland und Österreich?
Ja, ich arbeite für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Die erste App zusammen bauen
Im Erstgespräch klären wir, welcher Prozess sich für die erste App eignet, welchen App-Typ und welche Lizenz er braucht und wer in deinem Team die App später übernimmt. Du kannst auch direkt über das Kontaktformular schreiben.
Wir bauen die erste App zusammen, danach kann es dein Team.
* Projekte von Marcel Lehmann als Person seit 2018. KMUpower folgte 2023.
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⚠️ Begrenzte Verfügbarkeit
Marcel Lehmann betreut maximal 5 Kunden gleichzeitig für 100% Fokus.