Es ist 2025. Wir haben KI, wir fliegen zum Mars. Aber in vielen Schweizer KMU sieht der Prozess der Rechnungsfreigabe immer noch so aus:
- Rechnung kommt per E-Mail (oder Post).
- Wird ausgedruckt.
- Eingangsstempel drauf.
- Wandert in die Postmappe "Zur Unterschrift".
- Liegt 3 Tage beim Chef auf dem Schreibtisch (der ist aber auf Montage/Kundenbesuch).
- Wandert zurück zur Buchhaltung.
- Wird abgeheftet und manuell überwiesen.
Das Ergebnis: Skonto-Fristen verstreichen. Rechnungen gehen verloren. Niemand weiss, wie hoch die Verbindlichkeiten gerade wirklich sind. Und wehe, man muss eine alte Rechnung suchen ("In welchem Ordner war das nochmal?").
Das muss nicht sein. Wirklich nicht.
Dieser Prozess ist der absolute Klassiker für eine Automatisierung mit der Power Platform. Es ist oft das erste Projekt, das ich mit Kunden umsetze, weil der "Schmerz" so gross und der Nutzen so sofort sichtbar ist.
Die Lösung: Der digitale Rechnungslauf
So sieht das mit Power Automate und AI Builder aus:
- Eingang: Die Rechnung kommt per Mail an
rechnungen@firma.ch. - KI-Analyse: Ein Flow springt an. Der "AI Builder" (eine KI-Komponente von Microsoft) liest das PDF aus. Er erkennt automatisch: Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Betrag, IBAN.
- Freigabe:
- Ist der Betrag unter 500 CHF? -> Automatische Freigabe (wenn gewünscht).
- Ist der Betrag höher? -> Der zuständige Projektleiter bekommt eine Nachricht in Microsoft Teams (oder eine Mail).
- Er sieht das PDF und die extrahierten Daten direkt am Handy. Er klickt auf "Genehmigen".
- Verbuchung: Die Daten werden strukturiert an die Buchhaltung übergeben (oder direkt ins ERP-System, wenn eine Schnittstelle da ist). Das PDF wird revisionssicher in SharePoint archiviert, sauber benannt und verschlagwortet.
Der ROI (Return on Invest):
- Zeit: Statt 15 Minuten "Handling" pro Rechnung sind es noch 2 Minuten.
- Geld: Du verpasst nie wieder 2% Skonto. Bei einem Umsatz von 1 Mio. und 50% Materialanteil sind das schnell mal 10.000 CHF pro Jahr, die Du einfach liegen lässt.
- Transparenz: Du siehst auf Knopfdruck: Wo liegt welche Rechnung? Wer muss noch freigeben?
Governance-Hinweis
Wichtig ist hier die Revisionssicherheit. Wir müssen sicherstellen, dass das Dokument nach der Archivierung nicht mehr verändert werden kann. SharePoint bietet hierfür spezielle Funktionen (Retention Labels), die wir konfigurieren müssen. Ein einfaches "Speichern in OneDrive" reicht hier rechtlich oft nicht aus.
Nächste Schritte
Rechne mal kurz im Kopf: Wie viele Eingangsrechnungen hast Du pro Monat? Wie viel Zeit geht für das "Rumtragen" und Suchen drauf?
Wenn Du diesen Prozess digitalisierst, hast Du den ersten grossen Schritt zur modernen Firma gemacht. Und Deine Buchhaltung wird Dich dafür lieben.