Kennst Du den "Bus-Faktor"? Es ist eine makabere, aber wichtige Kennzahl im Risikomanagement: Wie viele Mitarbeiter müssen von einem Bus überfahren werden, damit Dein Projekt (oder Deine Firma) stillsteht?
In vielen KMU ist der Bus-Faktor 1. Es gibt diesen einen "IT-Guru" (intern oder extern). Er kennt alle Passwörter. Er weiss, wie der Server konfiguriert ist. Er hat die Flows gebaut. Aber nirgendwo steht, wie es funktioniert.
Das Szenario
Stell Dir vor, dieser Mitarbeiter fällt morgen aus. Längerfristig. Und übermorgen stürzt der Server ab. Wer kann helfen? Niemand. Weil das Wissen im Kopf einer einzigen Person war.
Das ist kein IT-Problem. Das ist ein existenzielle Geschäftsrisiko.
Die Lösung: Governance & Dokumentation
Ich weiss, Dokumentation ist langweilig. Niemand schreibt gerne Handbücher. Aber in der Power Platform können wir vieles automatisieren.
- Service Accounts: Flows und Apps dürfen niemals auf dem persönlichen Account von "Herrn Müller" laufen. Sie müssen auf neutralen Accounts ("IT-Admin", "Flow-Bot") laufen. Wenn Herr Müller geht, läuft der Flow weiter.
- Dokumentation im Code: Wir können in Power Automate Notizen direkt in die Schritte schreiben. "Warum machen wir das hier? Weil..."
- Das 4-Augen-Prinzip: Wichtige Änderungen werden nicht "mal eben" gemacht, sondern von einer zweiten Person geprüft (oder zumindest dokumentiert).
Mein Angebot: Der "Notfall-Koffer"
Wir erstellen gemeinsam einen digitalen "Notfall-Koffer". Darin sind alle Zugänge, alle wichtigen Prozesse und Ansprechpartner dokumentiert. Nicht in einem komplizierten Wiki, das keiner liest. Sondern in einer einfachen, sicheren Struktur.
Nächste Schritte
Sei ehrlich zu Dir selbst: Wenn Dein wichtigster Mitarbeiter morgen im Lotto gewinnt und kündigt – hast Du dann ein Problem?
Wenn die Antwort "Ja" ist, müssen wir reden. Bevor der Bus kommt.