Bewerbermanagement mit SharePoint und Microsoft 365
Bewerbungen kommen per Mail, über das Formular auf der Website und manchmal per Post. In einer Excel-Liste und im Postfach ist schnell unklar, wer geantwortet hat, wer noch wartet und welche Unterlagen gelöscht werden müssen. Genau dafür entsteht eine Vorlage für Microsoft 365.
Ein Bewerbermanagement für ein KMU braucht keine teure Recruiting-Software. Es braucht einen Ort für alle Bewerbungen, einen klaren Status je Person, Antworten ohne Tipparbeit und eine saubere Löschung nach Abschluss. Die Vorlage dafür ist in Arbeit, der Start ist noch nicht datiert. Du kannst dich auf die Warteliste setzen.
Bewerbungseingang verwalten: was du heute schon tun kannst
Mit Bordmitteln von Microsoft 365 kommst du ein Stück weit, auch ohne Vorlage.
- Ein gemeinsames Postfach für Bewerbungen einrichten, damit nicht alles in einem persönlichen Postfach landet.
- Eine SharePoint-Liste «Bewerbungen» anlegen, mit Spalten für Name, Stelle, Eingangsdatum, Status und Verantwortliche.
- Unterlagen in einer Bibliothek ablegen, mit Zugriff nur für die Personalverantwortlichen.
- Eine Regel festlegen, wann Bewerbungen nach einer Absage gelöscht werden, und dieses Datum in der Liste führen.
Das funktioniert, braucht aber viel Handarbeit. Dort setzt die Vorlage an.
Was die Vorlage Bewerbermanagement vorsieht
Der Umfang ist geplant und kann sich bis zum Start noch ändern. Fest steht der Rahmen: Microsoft 365, SharePoint, Standard-Connectoren, Einmalpreis ohne Abo.
- Alle Bewerbungen in einer Liste, je Stelle filterbar.
- Ein Status je Bewerbung, vom Eingang bis zur Zusage oder Absage.
- Aufgaben für die Beteiligten, damit niemand eine Antwort vergisst.
- Textvorlagen für Eingangsbestätigung und Absage.
- Ein Löschdatum je Bewerbung mit Erinnerung, damit Unterlagen nicht länger liegen bleiben als nötig.
- Zugriff nur für die Personalgruppe, andere Mitarbeitende sehen keine Bewerbungen.
Die Vorlage ist ein Werkzeug. Welche Daten du wie lange aufbewahrst, entscheidest du nach deinen Datenschutzvorgaben.
Warteliste
Wer sich einträgt, bekommt eine Mail, sobald die Vorlage verfügbar ist, mit Preis und Umfang. Ein Kauf ist damit nicht verbunden. Einen Preis nenne ich erst zum Start.
Auf die Warteliste setzen
Schreib eine kurze Mail, dann trage ich dich ein. Du erhältst eine Nachricht zum Start und sonst nichts.
Alle Preise in CHF, Einzelfirma, nicht MWST-pflichtig. Microsoft-Lizenzen sind nicht im Preis.
Häufige Fragen
- Wie kann ich Bewerbungen mit SharePoint verwalten?
- Mit einer SharePoint-Liste für die Bewerbungen, einer Bibliothek für die Unterlagen mit eingeschränktem Zugriff und einem Status je Bewerbung. Automatische Antworten und Erinnerungen ergänzt du mit Power Automate.
- Brauche ich dafür Premium-Lizenzen?
- Die Vorlage ist für Microsoft 365 mit Standard-Connectoren geplant. Die endgültige Lizenzaussage steht im Lizenzblatt zum Start.
- Ist die Vorlage schon kaufbar?
- Nein, sie ist in Arbeit. Über die Warteliste erfährst du, wann sie verfügbar ist.
- Wie lange darf ich Bewerbungen aufbewahren?
- Das hängt von deinen Datenschutzvorgaben ab und ist keine Rechtsberatung. Die Vorlage soll ein Löschdatum je Bewerbung führen, die Frist legst du fest.
- Was kostet die Vorlage?
- Der Preis steht erst zum Start fest. Die anderen Vorlagen von KMUpower kosten einmalig 199 bis 490 CHF.
30 Minuten, danach weisst du, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Das Erstgespräch läuft über Microsoft Teams. Marcel Lehmann betreut maximal 5 Kunden gleichzeitig.