Dokumentenlenkung nach ISO 9001 mit SharePoint
Kapitel 7.5 der ISO 9001 verlangt, dass Dokumente freigegeben, auffindbar und in der gültigen Fassung verfügbar sind. In vielen KMU liegen Richtlinien und Prozessbeschreibungen dafür in SharePoint, aber ohne klaren Ablauf. Die Vorlage Dokumentenfreigabe gibt diesem Ablauf eine feste Form.
Dokumentenlenkung heisst, dass nur freigegebene, aktuelle Dokumente im Umlauf sind und du nachvollziehen kannst, was sich wann geändert hat. Die Vorlage Dokumentenfreigabe unterstützt dich in SharePoint bei den Anforderungen aus ISO 9001, Kapitel 7.5: Entwürfe und gültige Dokumente sind getrennt, jede neue Fassung geht durch eine Freigabe, vor dem Reviewdatum kommt eine Erinnerung.
Was Kapitel 7.5 verlangt, in einfachen Worten
Das Kapitel heisst «Dokumentierte Information» und hat zwei Teile, die für den Alltag zählen.
- Erstellen und aktualisieren (7.5.2): Dokumente sind eindeutig bezeichnet, haben ein passendes Format und werden vor der Verwendung geprüft und freigegeben.
- Lenken (7.5.3): Die Dokumente sind dort verfügbar, wo man sie braucht, und sind vor Verlust und Fehlgebrauch geschützt. Dazu gehören Verteilung, Zugriff, Ablage, Änderungskontrolle und Aufbewahrung.
Die Norm schreibt kein Werkzeug vor. Du entscheidest, wie du die Anforderungen umsetzt. SharePoint kann dabei einen Teil tragen, der Ablauf drumherum muss aber geregelt sein.
Wie die Vorlage dich dabei unterstützt
| Anforderung (ISO 9001, Kapitel 7.5) | Das macht die Vorlage | Das bleibt bei dir |
|---|---|---|
| Freigabe vor der Verwendung | Ein Dokument landet in «Veröffentlicht» erst nach der Freigabe in Outlook oder Teams. Bei Nein geht der Kommentar an die verantwortliche Person. | Du legst fest, wer freigibt. |
| Gültige Fassung erkennbar | Entwürfe und gültige Dokumente liegen in getrennten Bibliotheken. Gültig ist nur, was in «Veröffentlicht» steht. | Du schulst, dass nur dort gelesen wird. |
| Änderungen nachvollziehen | Jedes Dokument hat eine Dokumentversion, die bei jeder Freigabe steigt. Die alte Fassung bleibt im Versionsverlauf von SharePoint. | Du definierst, was als Änderung zählt. |
| Kennzeichnung und Zuständigkeit | Jedes Dokument hat Besitzer, Status, Dokumenttyp, Version und eine ID. | Du legst Namensschema und Dokumentenliste fest. |
| Dokumente aktuell halten | Vor dem Reviewdatum erinnert ein Flow den Besitzer. Überfällige Dokumente sind markiert. | Du bestimmst das Review-Intervall. |
| Verteilung und Zugriff | Die neue Fassung ersetzt die alte unter demselben Link, es entstehen keine Duplikate. Rechte setzt du je Bibliothek in SharePoint, die Anleitung zeigt eine Empfehlung. | Du entscheidest, wer lesen und ändern darf. |
| Aufbewahrung und Archivierung | Die Vorlage richtet keine Aufbewahrungsfristen ein. | Du legst die Fristen fest und setzt sie in deiner Umgebung um. |
Die Vorlage ist ein Werkzeug, kein Managementsystem. Prozesse, Verantwortung und Inhalte bleiben bei dir. Ob ein Audit besteht, hängt vom Gesamtsystem deines Unternehmens ab, nicht von einer einzelnen Vorlage.
So läuft eine Freigabe
- Du arbeitest am Dokument in der Bibliothek «Entwürfe» und setzt den Status «Zur Freigabe».
- Die Freigebenden erhalten die Genehmigung in Outlook und Teams und sehen Dokument, Besitzer, künftige Version und nächstes Review.
- Bei Ja ersetzt die neue Fassung die alte unter demselben Link, die Dokumentversion steigt um 1.
- Bei Nein bekommt der Besitzer den Kommentar und überarbeitet den Entwurf.
- Vor dem Reviewdatum kommt die Erinnerung, überfällige Dokumente erhalten den Status «Überfällig».
Voraussetzungen
Du brauchst Microsoft 365 mit SharePoint und Power Automate, dazu eine Power-Platform-Umgebung mit Dataverse-Datenbank für die Genehmigungen. Es werden nur Standard-Connectoren genutzt, eine Premium-Lizenz ist nicht nötig. Die Lizenzaussage prüfst du mit deinem Lizenzpartner, das Lizenzblatt in der Anleitung zeigt die Grundlagen.
Dokumentenfreigabe anfragen
Selbst installieren 490 CHF, mit Einrichtung 940 CHF fix inklusive 2 Stunden. Mehraufwand 225 CHF pro Stunde. Der Kaufknopf folgt, bis dahin bestellst du per Anfrage zum selben Preis. Wer sich auf die Warteliste setzt, erhält eine Mail, sobald er live ist.
Lieber schreiben? Über das Kontaktformular geht es auch. Die Lieferung erfolgt nach Zahlung per E-Mail mit Lösung und Anleitung im Anhang.
Alle Preise in CHF, Einzelfirma, nicht MWST-pflichtig. Microsoft-Lizenzen sind nicht im Preis.
Häufige Fragen
- Was ist Dokumentenlenkung?
- Dokumentenlenkung regelt, wie Dokumente erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt, geändert und aufbewahrt werden. In der ISO 9001 steht das in Kapitel 7.5. Ziel ist, dass jede Person mit der gültigen Fassung arbeitet.
- Kann ich Dokumentenlenkung mit SharePoint umsetzen?
- Ja, SharePoint bietet Bibliotheken, Versionsverlauf, Berechtigungen und Metadaten. Die Freigabe-Logik und die Review-Erinnerung baust du selbst oder nimmst eine Vorlage, die sie mitbringt.
- Ersetzt die Vorlage ein Audit oder ein Zertifikat?
- Nein. Die Vorlage unterstützt dich bei den Anforderungen aus ISO 9001, Kapitel 7.5, mehr nicht. Ein Zertifikat betrifft ein Unternehmen als Ganzes, und ob ein Audit besteht, hängt vom gesamten Managementsystem ab.
- Brauche ich Premium-Lizenzen?
- Nein, die Vorlage nutzt nur Standard-Connectoren. Nötig sind Microsoft 365 mit SharePoint und Power Automate sowie eine Power-Platform-Umgebung mit Dataverse-Datenbank.
- Was passiert mit der alten Fassung eines Dokuments?
- Die neue Fassung ersetzt die alte unter demselben Link. Die alte Fassung bleibt im Versionsverlauf von SharePoint abrufbar.
- Was kostet die Vorlage?
- 490 CHF zum Selbstinstallieren und 940 CHF mit Einrichtung. Einzelfirma, nicht MWST-pflichtig, Endpreise. Kunden in Deutschland erhalten eine Rechnung mit Reverse-Charge-Hinweis.
30 Minuten, danach weisst du, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Das Erstgespräch läuft über Microsoft Teams. Marcel Lehmann betreut maximal 5 Kunden gleichzeitig.