Rechnungsfreigabe digitalisiert (Treuhandbüro · 12 Mitarbeitende)

Vorher: Papier & Wartezeiten

• Rechnungen physisch im Umlauf – Mitarbeiter im Homeoffice verzögern Prozess
• Durchlaufzeit: 5–7 Tage bis finale Freigabe
• Keine zentrale Transparenz (Status nur telefonisch)

Lösung: Power Automate Approval Flow

Ein mehrstufiger Freigabe-Flow mit dynamischen Empfängern. Rechnung wird zentral erfasst (SharePoint), automatisch validiert (Metadaten & Betragsprüfung) und löst eine Adaptive Card in Teams aus. Reminder-Mechanismus nach 24h ohne Aktion, Eskalation nach 72h. Abschluss triggert Buchhaltung-Flag + Archivierung.

Nachher: Transparent & schnell

• Durchlaufzeit reduziert auf ≈1 Tag
• Echtzeit-Statusanzeige für Backoffice & Geschäftsführung
• Fehlende Freigaben werden automatisch erinnert

ROI-Rechnung

Vorher: Verzögerte Rechnungsverarbeitung führt zu späterem Zahlungseingang (geschätzt Ø 3 Tage Verzögerung × 120 Rechnungen/Jahr). Liquiditätseffekt nicht monetarisiert.

Zeitersparnis: Durchschnittlich 15 min Backoffice-Nachverfolgung pro Rechnung → 120 × 15min = 30h/Jahr (50 CHF/h) = 1'500 CHF.

Zuzüglich: Wegfall manueller Fehler (~5 h/Jahr) = 250 CHF.

Gesamte jährliche Einsparung: ~1'750 CHF + verbesserte Liquidität & weniger Stress.

Projektaufwand: 24h (~4'800 CHF intern bewertet).

Break-Even: ≈ 33 Monate rein monetär – faktisch schneller durch Zahlungsfluss-Beschleunigung.