In 20 Sekunden
- Dein Posteingang ist eine To-do-Liste, die andere für Dich schreiben. Alles sieht gleich wichtig aus, und niemand weiss, wer was erledigt.
- Microsoft Planner für Team-Aufgaben mit Zuweisung, Deadline und Status, Microsoft To Do für Deine eigenen Aufgaben. Beides ist in Microsoft 365 enthalten.
- Für Teams, bei denen Aufgaben in der Mail-Flut untergehen: Steuere ein kleines Projekt nur mit Planner und lege Regeln fest, wann Planner, Chat oder E-Mail gilt.
Wie organisierst Du Deine Aufgaben? Sei ehrlich: Markierst Du E-Mails als "ungelesen", damit Du nicht vergisst, sie zu bearbeiten?
Das machen fast alle. Und es ist der sicherste Weg in den Burnout und ins Chaos.
Das Problem: E-Mail ist passiv
Dein Posteingang ist eine To-Do-Liste, die andere für Dich schreiben. Jeder kann Dir Arbeit reinwerfen. Und alles sieht gleich wichtig aus. Dazu kommen die "CC-Orgien". "Ich setz den Chef mal in CC, dann bin ich raus."
Das Ergebnis: Du suchst ständig. "Wer macht das jetzt? Hat Müller das schon erledigt? Ich habe ihm doch gemailt!"
Die Lösung: Planner & To Do
Microsoft 365 hat zwei geniale Tools, die fast niemand konsequent nutzt:
- Microsoft Planner: Für Team-Aufgaben. Wir haben ein "Board" (wie eine digitale Pinnwand). Jede Aufgabe ist eine Karte.
- Wer macht es? (Zuweisung)
- Bis wann? (Deadline)
- Status? (Nicht begonnen / In Arbeit / Erledigt)
- Microsoft To Do: Für Deine eigenen Aufgaben. Das Geniale: Es zieht sich die Aufgaben aus dem Planner und markierte E-Mails automatisch rein.
Der neue Workflow
Statt eine Mail zu schreiben: "Bitte mach mal X", erstellst Du eine Aufgabe im Planner.
- Der Mitarbeiter sieht sie in seiner To-Do-Liste.
- Du siehst jederzeit den Status, ohne nachzufragen ("nerven").
- Wenn es erledigt ist, bekommst Du eine Info.
Keine Mails mehr. Keine Missverständnisse. Volle Transparenz.
Das Prinzip funktioniert auch bei wiederkehrenden Anfragen: Wie Du Freigaben ganz ohne Mail-Ping-Pong automatisierst, zeigt der Impuls Rechnungsfreigabe automatisieren: Nie wieder Skonto verpassen.
Governance-Hinweis
Wir müssen Regeln aufstellen: Wann nutzen wir Planner? Wann nutzen wir Teams-Chat? Wann E-Mail? Ohne diese "Spielregeln" (Governance) nutzt jeder, was er will, und das Chaos wird nur digitaler.
Wie Du solche Spielregeln im KMU schlank aufsetzt, zeigt der Impuls Zwölf Apps, null Überblick.
Nächste Schritte
Wie viele Aufgaben gehen bei Euch in der Mail-Flut unter? Versuch mal ein kleines Projekt nur mit Planner zu steuern. Du wirst nie wieder zurück zu E-Mail-Ping-Pong wollen.
Nicht sicher, wo bei Euch Aufgaben in der Mail-Flut untergehen? In der kostenlosen Spot-Analyse schauen wir 30 Minuten gemeinsam darauf, ohne Pitch.