Wie organisierst Du Deine Aufgaben? Sei ehrlich: Markierst Du E-Mails als "ungelesen", damit Du nicht vergisst, sie zu bearbeiten?
Das machen fast alle. Und es ist der sicherste Weg in den Burnout und ins Chaos.
Das Problem: E-Mail ist passiv
Dein Posteingang ist eine To-Do-Liste, die andere für Dich schreiben. Jeder kann Dir Arbeit reinwerfen. Und alles sieht gleich wichtig aus. Dazu kommen die "CC-Orgien". "Ich setz den Chef mal in CC, dann bin ich raus."
Das Ergebnis: Du suchst ständig. "Wer macht das jetzt? Hat Müller das schon erledigt? Ich habe ihm doch gemailt!"
Die Lösung: Planner & To Do
Microsoft 365 hat zwei geniale Tools, die fast niemand konsequent nutzt:
- Microsoft Planner: Für Team-Aufgaben. Wir haben ein "Board" (wie eine digitale Pinnwand). Jede Aufgabe ist eine Karte.
- Wer macht es? (Zuweisung)
- Bis wann? (Deadline)
- Status? (Nicht begonnen / In Arbeit / Erledigt)
- Microsoft To Do: Für Deine eigenen Aufgaben. Das Geniale: Es zieht sich die Aufgaben aus dem Planner und markierte E-Mails automatisch rein.
Der neue Workflow
Statt eine Mail zu schreiben: "Bitte mach mal X", erstellst Du eine Aufgabe im Planner.
- Der Mitarbeiter sieht sie in seiner To-Do-Liste.
- Du siehst jederzeit den Status, ohne nachzufragen ("nerven").
- Wenn es erledigt ist, bekommst Du eine Info.
Keine Mails mehr. Keine Missverständnisse. Volle Transparenz.
Governance-Hinweis
Wir müssen Regeln aufstellen: Wann nutzen wir Planner? Wann nutzen wir Teams-Chat? Wann E-Mail? Ohne diese "Spielregeln" (Governance) nutzt jeder, was er will, und das Chaos wird nur digitaler.
Nächste Schritte
Wie viele Aufgaben gehen bei Euch in der Mail-Flut unter? Versuch mal ein kleines Projekt nur mit Planner zu steuern. Du wirst nie wieder zurück zu E-Mail-Ping-Pong wollen.