Urlaubsplaner statt Excel: Ferienplanung in Microsoft 365
Die Excel-Liste zeigt, wer wann weg ist, solange jemand sie nachführt. Anträge laufen trotzdem per Mail, Überschneidungen fallen spät auf, und niemand weiss genau, wie viele Ferientage noch übrig sind. Die Vorlage Abwesenheiten übernimmt das Nachführen.
Einen Urlaubsplaner in Excel kannst du ablösen, sobald Anträge, Freigabe und Teamübersicht an einem Ort laufen sollen. In der Vorlage beantragen Mitarbeitende Ferien, die vorgesetzte Person gibt mit einem Klick frei, die Arbeitstage sind gezählt und der Eintrag steht im Teamkalender. Ab 199 CHF einmalig, mit Microsoft 365.
Excel-Urlaubsplaner und Vorlage im Vergleich
| Frage im Alltag | Excel-Urlaubsplaner | Vorlage Abwesenheiten |
|---|---|---|
| Wie kommt der Antrag zur vorgesetzten Person? | Per Mail oder Zuruf, dann trägt jemand ein. | Antrag in der App, Freigabe mit einem Klick, der Eintrag entsteht danach von selbst. |
| Wer fehlt nächste Woche? | Datei öffnen und suchen. | Teamkalender mit allen genehmigten Abwesenheiten. |
| Wie viele Tage sind es wirklich? | Von Hand zählen, Feiertage abziehen. | Arbeitstage werden gezählt, Wochenenden und hinterlegte Feiertage zählen nicht. |
| Wie viele Ferientage sind noch übrig? | Eine Formel, die jemand pflegen muss. | In Abwesenheiten Plus sieht jede Person ihr Ferienguthaben und wird gewarnt, bevor sie zu viel beantragt. |
| Überschneidungen im Team? | Fallen oft erst auf, wenn es zu spät ist. | Die Prüfung erkennt Überschneidungen beim Antrag. |
| Kosten? | Nichts, dafür Pflegeaufwand. | Einmalig ab 199 CHF, ohne Abo pro Benutzer. |
Kantonale Feiertage: was die Vorlage kann
In der Schweiz hängen Feiertage vom Kanton ab. Die Vorlage füllt beim Setup die bundesweit üblichen Feiertage vor, zum Beispiel Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Auffahrt, den 1. August und Weihnachten. Kantonale und betriebliche Feiertage trägst du einmal in der Feiertagsliste ein.
Eine Grenze solltest du vor dem Kauf kennen: Die Feiertagsliste gilt für alle Mitarbeitenden gleich. Arbeiten Personen in verschiedenen Kantonen, kann die Vorlage das nicht pro Person unterscheiden.
Zwei Fassungen, je nach Bedarf
- Abwesenheiten, 199 CHF: Ferienanträge, Freigabe mit einem Klick, gezählte Arbeitstage, Eintrag im Teamkalender. Die Standard-Fassung läuft ohne Zusatzlizenz.
- Abwesenheiten Plus, 399 CHF: zusätzlich eine App für Handy und Computer mit Ferienguthaben und Warnung, Freigabe als Karte in Teams, eigener Teamkalender und auf Wunsch die automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook. Nur Standard-Connectoren, keine Premium-Lizenz.
Soll auch die Arbeitszeit erfasst werden, passt dazu die Vorlage Zeiterfassung: Ferien und Feiertage aus Abwesenheiten Plus zählen dort automatisch zum Soll.
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Mit Einrichtung wählst du nach der Zahlung direkt einen Termin. Danach gilt 30 Tage Gewährleistung für Fehler in der Vorlage.
Alle Preise in CHF, Einzelfirma, nicht MWST-pflichtig. Microsoft-Lizenzen sind nicht im Preis.
Häufige Fragen
- Kann ich meinen Excel-Urlaubsplaner einfach ersetzen?
- Ja. Du hinterlegst pro Person Ferienanspruch und Übertrag, danach reichen die Mitarbeitenden ihre Anträge in der App ein. Bereits geplante Ferien trägst du als Anträge nach.
- Gibt es einen Ferienantrag mit Freigabe?
- Ja. Die vorgesetzte Person gibt mit einem Klick frei, in Abwesenheiten Plus direkt als Karte in Teams. Danach steht der Eintrag im Teamkalender.
- Werden Feiertage meines Kantons berücksichtigt?
- Bundesweit übliche Feiertage sind vorbefüllt. Kantonale und betriebliche Feiertage trägst du selbst ein. Die Liste gilt für alle Personen gleich, Regionen pro Person sind nicht abgebildet.
- Brauche ich dafür Premium-Lizenzen?
- Abwesenheiten Plus läuft mit Microsoft 365 und Standard-Connectoren. Bei Abwesenheiten läuft die Standard-Fassung ohne Zusatzlizenz, die ebenfalls enthaltene App-Fassung braucht Premium-Lizenzen.
- Was ist der Unterschied zwischen Abwesenheiten und Plus?
- Plus bringt die App mit Ferienguthaben und Warnung, die Freigabe in Teams, einen eigenen Teamkalender und die Abwesenheitsnotiz in Outlook.
- Was kostet der Urlaubsplaner?
- Abwesenheiten 199 CHF, Abwesenheiten Plus 399 CHF zum Selbstinstallieren. Mit Einrichtung 599 beziehungsweise 799 CHF. Einzelfirma, nicht MWST-pflichtig, Endpreise.
30 Minuten, danach weisst du, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Das Erstgespräch läuft über Microsoft Teams. Marcel Lehmann betreut maximal 5 Kunden gleichzeitig.