Power Automate vs. Zapier vs. Make:
Welches Tool passt für dein KMU?

Hast du Microsoft 365, kannst du mit deiner Lizenz Flows bauen, die nur Standard-Konnektoren nutzen, etwa für SharePoint und Outlook. Dafür kaufst du nichts dazu. Nicht enthalten sind Premium-Konnektoren (ausser in Dataverse-for-Teams-Umgebungen), eigene Konnektoren und das On-Premises-Gateway. Dort beginnt die Premium-Falle, die ich im Lizenzabschnitt beschreibe.

Das offizielle Tageslimit liegt bei 6'000 Aktionen, mit Power Automate Premium bei 40'000. Als Aktion zählt jeder Trigger und jeder Schritt, erfolgreich oder fehlgeschlagen. Übersprungene Schritte zählen nicht. Ein Ablauf mit vier Aktionen, der 500-mal am Tag läuft, verbraucht 2'000 Aktionen und bleibt damit unter dem Limit. Kreisen deine Abläufe um SharePoint und Outlook, reicht für den Start oft die Lizenz, die du schon hast.

Microsoft befindet sich bei diesen Limits in einer Übergangsphase und wendet aktuell höhere Werte an (10'000 / 200'000 / 500'000 Aktionen pro Tag und Lizenz); die niedrigeren, offiziellen Limits oben greifen laut Microsoft frühestens sechs Monate nach der allgemeinen Verfügbarkeit der Nutzungsberichte. Microsoft rät trotzdem, Flows für die offiziellen, niedrigeren Limits auszulegen.

Governance: Rechte, Besitz und Richtlinien

Sobald mehrere Menschen Flows bauen, zählt Kontrolle mehr als Komfort. In Power Automate steuern Administratoren im Power Platform Admin Center über Datenrichtlinien den Zugriff auf Konnektoren. Jeder Flow hat einen Besitzer, und der Besitzer bestimmt den Ausführungskontext: Für Lizenz und Tageslimit laufen automatisierte und geplante Flows im Kontext ihres Besitzers, Flows mit manuellem Start im Kontext der Person, die sie auslöst.

Das hilft, solange du den Besitz im Griff hast. Verlässt der Besitzer das Unternehmen, brauchst du einen Plan. Bei Flows ausserhalb einer Lösung lässt sich der Besitzer laut Tipp 20 (englisch) nicht direkt ändern, bei Flows in einer Lösung schon. Was nach dem Weggang einer Person mit ihren Flows passiert, beschreibt der Governance-Beitrag «Ein deaktivierter Besitzer deaktiviert nicht den Flow».

Datenhaltung: die Region deiner Umgebung

Deine Power-Automate-Umgebung liegt in einer Region, die Microsoft anhand deiner Mandantendaten zuweist; ohne besondere Berechtigung zeigt das Portal nur Makroregionen, darunter «EU und EFTA» mit der Schweiz. Eine einzelne, konkrete Region wählen zu können setzt Advanced Data Residency für alle Microsoft-365-Lizenzen deines Mandanten voraus. Ob deine Daten damit tatsächlich in der EU oder der Schweiz bleiben, hängt von weiteren Bedingungen ab, die ich im Abschnitt zum Datenschutz erkläre. Prüfe das, bevor du gegenüber Kunden oder in einer Datenschutzerklärung behauptest, die Daten blieben in der Schweiz.

Wo Power Automate schwächer ist

Ausserhalb von Microsoft wird es dünner. Für bexio, sevDesk, Personio und Lexware Office finde ich in der Konnektorenreferenz von Microsoft keinen Konnektor unter diesem Namen (geprüft am 1. Oktober 2026). Für Lexoffice gibt es einen Konnektor eines unabhängigen Herausgebers in der Vorschau, und er zählt zu den Premium-Konnektoren. Zapier und Make führen alle vier Apps, wobei ich den Funktionsumfang nicht geprüft habe. Lücken schliesst du mit der HTTP-Aktion (laut Tipp 58 (englisch) Premium) oder mit einem eigenen Konnektor (Premium). Beides verlangt technisches Wissen.

Alle drei Tools können Abläufe verzweigen. Bei Make ist der Router ein Kernbaustein: Er teilt einen Ablauf in mehrere Wege, jeder Weg hat einen eigenen Filter, und eine Fallback-Route fängt auf, was keinen Filter erfüllt. Das passt, wenn du etwa Anfragen nach Betrag, Region oder Produkt auf verschiedene Wege schickst.

Bei Make zahlst du nicht pro Automatisierung. In den bezahlten Plänen sind aktive Szenarien unbegrenzt, der kostenlose Plan erlaubt zwei. Du zahlst für Credits, und bei Apps ohne KI kostet eine Operation ein Credit. Make Core mit 10'000 Credits kostet bei jährlicher Zahlung USD 9 pro Monat, das sind rund CHF 7.50 beziehungsweise EUR 8.00 (Referenzkurs der EZB vom 1. Oktober 2026). Wie viele Credits ein Ablauf verbraucht, hängt von der Zahl seiner Module ab; ob Abfragen ohne neue Daten ebenfalls Credits kosten, konnte ich nicht belegen.

Wo Make schwächer ist

Make zeigt Preise nur in US-Dollar. Die Franken- und Euro-Werte auf dieser Seite sind Umrechnungen mit dem Referenzkurs der EZB vom 1. Oktober 2026 (1 USD = 0.835 CHF = 0.885 EUR), keine Preise des Anbieters. Ob Steuern dazukommen, geht aus der Preisseite nicht hervor. Den Datenstandort wählst du beim Anlegen deiner Organisation (EU oder USA), danach lässt er sich nicht mehr ändern. Make arbeitet mit Datenpaketen und Modulen statt mit einer linearen Schrittfolge, das verlangt eine andere Einarbeitung als bei Zapier.

Die Falle sieht so aus: Du baust einen Flow mit deiner Microsoft-365-Lizenz, er läuft, und irgendwann kommt ein Konnektor dazu, der Premium ist. Ab diesem Moment ist der Flow eine Lizenzfrage. Wer die Lizenz braucht, hängt von der Art des Flows ab.

Die Process-Lizenz kostet CHF 121.50 beziehungsweise EUR 130.00 im Monat. Premium für zehn Personen kostet CHF 121.00 beziehungsweise EUR 130.00. Ab elf Personen, die denselben Flow per Knopfdruck auslösen, ist die Process-Lizenz deshalb günstiger.

Lizenzen über Umwege zu sparen, ist ein Verstoss. Microsoft nennt das Multiplexing und führt als Beispiel einen Flow an, der indirekt über einen SharePoint-Upload ausgelöst wird und eine Mail verschickt. Auch bei einem gemeinsam genutzten Dienstkonto als Besitzer oder ausführende Person gelten bei Premium-Funktionen feste Regeln: Teilen wenige Personen das Konto, lizenzierst du diese Personen und das Konto, teilen viele es, weist du dem Flow eine Process-Lizenz zu.

Nutzt dein Mandant Managed Environments, braucht dort jede aktive Nutzung eine passende Lizenz, auch bei sonst lizenzfreien Standardfunktionen. Ab Februar 2027 setzt Microsoft das strenger durch: Wer dann keine passende Lizenz hat, kann die App oder den Flow nicht mehr öffnen.

Erst prüfen, ob Standard reicht

Die Konnektoren für Outlook und SharePoint sind als Standard eingestuft und enthalten je eine Aktion für HTTP-Anfragen. Beides geht ohne Premium. Die eingebaute, generische HTTP-Aktion dagegen gilt laut Tipp 58 (englisch) als Premium. Zur Vertiefung gibt es Tipp 138 zur Graph API per HTTP und Tipp 142 zu Outlook-Kategorien, beide englisch.

Dataverse for Teams für kleine Lösungen

Mit Office-365-Lizenzen sind Premium-Konnektoren in Dataverse-for-Teams-Umgebungen möglich. Für kleine Lösungen ist das ein günstiger Weg, den Tipp 52 (englisch) beschreibt. In einem Angebot für ein Kleinunternehmen aus dem Bau- und Heizungsbau plane ich die Datenbasis deshalb auf Dataverse for Teams statt auf Premium-Lizenzen: Die Lizenzkosten bleiben sehr gering. Stand: Angebot.

Bei einem Planungsbüro scheiterte eine bestehende No-Code-Automatisierung an den Rate-Limits der Microsoft Graph API. Die Ablösung läuft in Power Automate Premium mit HTTP-Konnektor, Delta-Abfragen und gebündelten Anfragen (JSON-Batching), um diese Grenzen zu umgehen. Den Hauptanteil an der Verbesserung hat die Delta-Abfrage statt einer Vollsynchronisation, nicht der Wechsel des Tools. Stand: in Umsetzung.

Zwei Stolpersteine bei den Limits

Die Tageslimits pro Nutzerlizenz lassen sich nicht zusammenlegen: Zwei Personen mit Premium haben je ihr eigenes Limit, nicht gemeinsam das Doppelte. Bei der Process-Lizenz ist das anders: Dort lässt sich das Limit je Flow durch zusätzliche Process-Lizenzen erhöhen, bis zu zehn Process-Lizenzen pro Flow. Flows, die 14 Tage am Stück gedrosselt sind, schaltet Power Automate ab und benachrichtigt den Besitzer. Mehr zu Konnektoren und Lizenzen steht im Newsletter zum Konnektoren-Mythos.

Beim Datenschutz stellen sich zwei Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet, und auf welcher Rechtsgrundlage dürfen sie dorthin? Die Antworten unterscheiden sich bei den drei Tools deutlich.

Quellen: Microsoft Learn: Makroregionen, Zapier: Datenschutz, Make: Organisationen, Data Privacy Framework: Liste der Teilnehmer (englisch), Abruf jeweils am 1. Oktober 2026.

Power Automate: die Bedingungen der EU Data Boundary

Für Power Platform gelten zwei Bedingungen zugleich. Dein Mandant und alle Umgebungen liegen in der Makroregion «EU und EFTA», zu der unter anderem Deutschland und die Schweiz gehören. Und deine Rechnungsadresse liegt in einem Land der EU Data Boundary. Erfüllst du nur eine der beiden, liegen deine Umgebungen nicht in der EU Data Boundary (Microsoft Learn).

Auch wenn beides stimmt, gibt es Ausnahmen: Namen und Beschreibungen von Apps, Logos sowie Tabellen- und Spaltennamen können weltweit repliziert werden, und bei Cloud-Flows, die vor November 2024 ausserhalb von Lösungen erstellt wurden, können pseudonymisierte Daten global repliziert sein. Darum stimmt der Satz «Unsere Daten bleiben in der Schweiz» nicht ohne Bedingungen. Prüfe die Region der Umgebung, die Rechnungsadresse sowie Alter und Art der Flows.

Der rechtliche Rahmen

Das revidierte Datenschutzgesetz der Schweiz (revDSG) gilt seit dem 1. September 2023. Für Datenübermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen gilt in der Schweiz seit dem 15. September 2024 das Swiss-US Data Privacy Framework. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO, für Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen gestützt auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023. Das Gericht der Europäischen Union wies eine Klage gegen diesen Beschluss am 3. September 2025 ab, gegen das Urteil wurde am 31. Oktober 2025 Berufung eingelegt; der weitere Stand des Verfahrens ist nicht abschliessend verfolgt.

Verarbeitest du Personendaten in der Automatisierung, etwa Kundenkontakte oder Bewerbungen, ist jeder zusätzliche Anbieter eine weitere Auftragsverarbeitung, die du prüfen, dokumentieren und freigeben musst. Schliesse mit jedem Anbieter eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ab und lies die Liste seiner Unterauftragsverarbeiter.

Das ist keine Rechtsberatung. Lass den konkreten Fall von deiner Datenschutzstelle prüfen.

Die Tabelle bündelt die Abschnitte oben und ersetzt keine Rechnung mit deinen eigenen Zahlen.