Wie sieht Dein monatlicher Report aus? Wahrscheinlich so: Eine Excel-Tabelle mit 15 Reitern. 47 Zeilen. 23 Spalten. Bunte Zellen. Und Dein Chef scrollt, kneift die Augen zusammen und fragt: "Und was heisst das jetzt?"
Das nervt mich. Weil wir 2025 haben und es bessere Wege gibt.
Das Problem: Daten ohne Story
Excel ist toll für Analysen. Aber es ist schlecht für Kommunikation. Ein Dashboard muss eine Geschichte erzählen. Auf einen Blick. In 3 Sekunden.
- "Umsatz ist 12% über Plan." ✅
- "Region Zürich schwächelt." ⚠️
- "Top-Produkt: Widget Pro." 🏆
Das kann Excel nicht. Das kann Power BI.
Die Lösung: Power BI + Dataverse
Power BI ist Teil der Power Platform. Es spricht dieselbe Sprache wie Power Apps und Power Automate.
Das Setup:
- Deine Daten liegen in Dataverse (der Datenbank hinter Power Apps).
- Power BI verbindet sich direkt damit – live, in Echtzeit.
- Du baust einmal ein Dashboard. Es aktualisiert sich automatisch.
Keine manuellen Exporte mehr. Keine veralteten Zahlen. Kein "Warte, ich muss erst die Tabelle aktualisieren."
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Kunde hatte eine Power App für Serviceaufträge. Die Techniker erfassen vor Ort: Kunde, Arbeitszeit, Material.
Vorher: Die Daten lagen in der App. Ende. Keiner hat sie ausgewertet.
Nachher: Power BI Dashboard für den Geschäftsführer.
- Karte: Wo waren unsere Techniker diese Woche?
- Balken: Welcher Techniker hat die meisten Stunden?
- Trend: Wie entwickeln sich die Materialkosten?
Der Chef öffnet morgens Teams, sieht das Dashboard (eingebettet), und weiss Bescheid. Ohne eine einzige E-Mail.
Power BI + Power Automate = Magic
Jetzt wird es richtig spannend. Wir können Power Automate nutzen, um auf Dashboard-Daten zu reagieren.
Beispiel:
- Power BI zeigt: "Lagerbestand Widget Pro unter 10 Stück."
- Power Automate triggert: E-Mail an Einkauf: "Bitte nachbestellen."
Das Dashboard schaut nicht nur. Es handelt.
Governance-Hinweis
Power BI Berichte können sehr detaillierte Daten zeigen. Wir müssen die Berechtigungen sauber regeln:
- Der Vertriebsleiter sieht alle Regionen.
- Der Verkäufer sieht nur seine eigene.
- Der Praktikant sieht gar nichts.
Das nennt sich Row-Level Security (RLS) und ist in Power BI eingebaut.
Nächste Schritte
Welche Zahlen fragst Du jeden Monat manuell ab? Welche Excel-Tabelle schickst Du regelmässig per Mail rum?
Genau das können wir automatisieren. Mit einem Dashboard, das lebt.
Beste Grüsse,
Marcel Lehmann
Gründer KMUpower & Microsoft MVP
Häufige Fragen
Brauche ich eine separate Power BI Lizenz?
Für das Erstellen von Berichten ja (Power BI Pro oder Premium). Das Betrachten von Berichten ist in einigen M365-Lizenzen enthalten.
Kann Power BI mit unseren bestehenden Systemen verbunden werden?
Ja, Power BI hat Konnektoren für praktisch alle gängigen Datenquellen – von Excel über SQL bis zu Cloud-Diensten.
Wie lange dauert die Erstellung eines Dashboards?
Ein erstes aussagekräftiges Dashboard kann in wenigen Tagen erstellt werden, sobald die Datenquellen geklärt sind.