Kontaktabgleich einrichten, Schritt für Schritt

Was deine IT einmal freigeben muss

Der Abgleich liest und schreibt Kontakte in den Postfächern. Dafür braucht er eine App-Registrierung in Microsoft Entra, die eine Person mit Admin-Rolle einmal anlegt und freigibt. Ohne diese Freigabe läuft die Einrichtung nicht. Alles andere machst du selbst oder ich mit dir, wenn du «Mit Einrichtung» wählst.

1. App-Registrierung in Entra anlegen.
2. Graph-Berechtigungen vom Typ «Anwendung» vergeben: Contacts.ReadWrite, GroupMember.Read.All und Files.ReadWrite.All. Wer es enger will, nimmt statt Files.ReadWrite.All die Berechtigung Sites.Selected mit Schreibrecht auf die Site der Ablage. Danach die Admin-Zustimmung erteilen. Anwendungsberechtigungen gelten im ganzen Mandanten. Wer den Zugriff auf Postfächer begrenzen will, lässt die IT das mit einer Application Access Policy für die Gruppe festlegen.
3. Ein Client Secret erzeugen und das Ablaufdatum notieren.
4. Eine Entra-Gruppe anlegen, die abzugleichenden Postfächer aufnehmen und die Objekt-ID der Gruppe notieren.

Import in Power Apps

Öffne make.powerapps.com und prüfe oben rechts, dass die richtige Umgebung gewählt ist. Wähle links «Solutions» und klicke in der Leiste auf «Import solution» (1). Wähle die Datei aus der Kaufmail und klicke auf «Next».

Name, Typ «Unmanaged» und Version müssen stimmen. Danach ordnest du die zwei Verbindungen zu: Office 365 Outlook für die Fehlermails und SharePoint für den Setup-Flow. Melde dich mit dem Konto an, unter dem die Abläufe laufen sollen. Empfohlen ist ein Dienstkonto mit Postfach. Sind alle Haken grün, klickst du auf «Next» und «Import». Der Import dauert ein bis zwei Minuten.

Bleibt «Next» trotz grüner Haken grau, gehören die vorhandenen Verbindungen oft einem anderen Konto als dem, mit dem du angemeldet bist. Lege dann in jeder Zeile über «Add new connection» eine eigene Verbindung an.

Nach dem Import öffnest du die Lösung. Links siehst du die drei Cloud-Flows (1) und die Umgebungsvariablen (2). Alle Flows sind ausgeschaltet und keine Variable hat einen Wert. Das ist erwartet.

Setup-Flow, Test und Betrieb

1. Schalte den Flow «Kontaktabgleich - Setup - SharePoint einrichten» ein (drei Punkte, «Turn on») und starte ihn mit «Run». Er legt die Statusliste und die Ordner an. Du kannst ihn beliebig oft starten, er löscht nie etwas. Im Lauf-Verlauf muss «Succeeded» stehen. Ein rotes Ausrufezeichen bei einem Schritt, dessen Name auf «pruefen» endet, ist beim ersten Lauf normal.
2. Die Werte für org_SiteId und org_SyncListId stehen in der Antwort des Flows. Trage sie in die Umgebungsvariablen ein.
3. Hole die Drive-ID per Graph: GET /v1.0/sites/<SiteId>/drive. Der Wert im Feld id beginnt mit b! und kommt in org_DriveId. Das ist die Standardbibliothek der Site, die Ablage muss dort liegen. Ohne diesen Schritt scheitert der Abgleich.
4. Teste zuerst «Flow 1» und prüfe CSV und Backup. Danach schaltest du «Flow 1 DELTA» ein. Betreibe nie beide Varianten gleichzeitig produktiv.
5. Prüfe den Fehlerpfad: Eine Testfehlermeldung muss als Mail bei der Adresse in org_FehlerMail ankommen.
6. Halte das Ablaufdatum des Client Secrets im Betriebsdokument fest.

Ein Flow lässt sich erst einschalten, wenn jede Verbindungsreferenz eine autorisierte Verbindung hat. Meldet Power Automate das, öffnest du in der Lösung «Connection references», wählst bei jeder Zeile eine Verbindung, speicherst und schaltest den Flow danach ein.