In 20 Sekunden
- Meeting-Zusammenfassungen werden unregelmässig von Hand verschickt, und temporäre Dateien bleiben danach liegen.
- Ein Power Automate Flow versendet die Zusammenfassung per Outlook an die ganze Community, unabhängig von der Teilnahme. Ein Cleanup-Flow wartet 30 Minuten und räumt temporäre Dateien und Zwischenstände auf.
- Für Verbände, Vereine und Teams mit regelmässigen Meetings: Alle sind informiert, und im Hintergrund bleibt alles aufgeräumt.
Alle sollen die Ergebnisse eines Meetings bekommen, egal ob sie dabei waren. Und danach soll nichts liegen bleiben. Genau das hat ein Verband aus dem DACH-Raum umgesetzt.
Das Problem: Zusammenfassungen wurden unregelmässig von Hand verschickt, und temporäre Dateien blieben danach liegen.
Die Lösung: Verteilen und automatisch aufräumen
- Verteilung: Nach dem Meeting versendet ein Power Automate-Flow die Zusammenfassung automatisch per Outlook an die gesamte Community, unabhängig von der Teilnahme.
- Cleanup: Direkt daran hängt ein Cleanup-Flow: Er wartet mit einer «Delay»-Aktion 30 Minuten und räumt anschliessend temporäre Dateien und Zwischenstände auf.
Das Ergebnis: Alle sind informiert, und im Hintergrund bleibt alles sauber aufgeräumt.
Nächste Schritte
Verteilt Ihr Meeting-Infos noch von Hand, und sammeln sich danach Restdateien an? Ein kleiner Flow erledigt beides.
Beste Grüsse,
Marcel Lehmann
Gründer KMUpower & Microsoft MVP
Häufige Fragen
Warum ein separater Cleanup-Flow?
So trennst Du Versand und Aufräumen sauber und kannst die Wartezeit gezielt steuern.
Wozu die 30-Minuten-Verzögerung?
Sie stellt sicher, dass der Versand vollständig abgeschlossen ist, bevor temporäre Daten gelöscht werden.
Kann ich die Zusammenfassung automatisch erzeugen lassen?
Ja, in Kombination mit KI oder Meeting-Transkripten lässt sich auch der Text vorbereiten.