Onboarding ohne Vergessen: Warum kein Schritt mehr untergeht

Jeder Ein- und Austritt ist ein kleines Projekt: Notebook bestellen, Zugänge einrichten, Badge aktivieren. Bei einem schnell wachsenden IT-Systemhaus aus dem DACH-Raum (rund 45 Mitarbeitende) ging dabei regelmässig etwas unter.

Das Problem: Onboarding und Offboarding liefen über Zuruf und Gedächtnis, fehleranfällig und für alle stressig.

Die Lösung: Rollenbasierte Aufgaben, automatisch verteilt

1. Trigger: HR erfasst einen Ein- oder Austritt über ein Microsoft Form bzw. einen neuen Eintrag in einer SharePoint-Liste.
2. Vorlage: Ein Power Automate-Flow liest aus einer Vorlagen-Tabelle die zur Jobrolle und Abteilung hinterlegten Aufgaben.
3. Zuweisung: Über den Planner-Connector («Create a task») werden die Aufgaben im richtigen Plan erstellt und den zuständigen Rollen (IT, HR, Facility) zugewiesen, mit Fälligkeit relativ zum Startdatum (z. B. «Notebook 3 Tage vorher»).
4. Info: Zum Abschluss geht eine Zusammenfassung per Teams oder Outlook an alle Beteiligten.

Das Ergebnis: Kein «Wer macht eigentlich was?» mehr. Jeder Eintritt läuft nach demselben, vollständigen Muster.

Nächste Schritte

Wie viele Handgriffe hat Euer Onboarding, und wer behält sie im Kopf? Ein sauberer Prozess entlastet HR und IT sofort.

Onboarding automatisieren

Beste Grüsse,

Marcel Lehmann
Gründer KMUpower & Microsoft MVP

---

Häufige Fragen

Warum Planner und nicht nur eine Checkliste?
Planner verteilt Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, nachvollziehbar statt statisch.

Kann ich pro Abteilung andere Aufgaben hinterlegen?
Ja, die Vorlagen-Tabelle steuert Aufgaben nach Rolle und Abteilung.

Deckt das auch das Offboarding ab?
Ja, derselbe Mechanismus erstellt die Austritts-Tasks (Zugänge entziehen, Geräte einziehen).