In 20 Sekunden
- Über 200 Lieferantenrechnungen pro Monat landen im Sammelpostfach und werden von Hand erfasst und abgelegt. Niemand findet die Rechnung vom letzten Quartal wieder.
- Ein Power Automate Flow holt die PDF-Anhänge, speichert sie in SharePoint, liest mit AI Builder Lieferant, Nummer, Betrag und Daten aus, schreibt sie als Metadaten und startet die Freigabe als adaptive Card in Teams.
- Für KMU mit vielen Eingangsrechnungen: alles sofort auffindbar, Freigabe mobil, Retention Labels für die revisionssichere Ablage.
Stell Dir ein typisches Sammelpostfach vor: Jeden Monat trudeln über 200 Lieferantenrechnungen ein. Und jemand tippt sie von Hand ins System und legt die PDFs ab. Genau so lief es bei einem technischen Grosshändler aus dem DACH-Raum (rund 60 Mitarbeitende).
Das Problem: Zeitfresser, Tippfehler, und keiner findet die Rechnung vom letzten Quartal wieder.
Die Lösung: Der automatische Rechnungseingang
Das ist der Klassiker für die Power Platform. So sieht der Ablauf aus:
- Trigger: Ein Flow in Power Automate startet mit «When a new email arrives (V3)» auf dem geteilten Postfach, gefiltert auf Mails mit PDF-Anhang.
- Ablage: Die Anhänge werden per «Get attachments» geholt und über «Create file» in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert.
- KI-Analyse: Das AI-Builder-Modell zur Rechnungsverarbeitung liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag sowie Rechnungs- und Fälligkeitsdatum aus.
- Metadaten: Bei mehreren Rechnungen pro Mail läuft ein «Apply to each», danach werden die Werte über «Update file properties» als SharePoint-Metadaten geschrieben.
- Freigabe: «Start and wait for an approval» startet die Freigabe, als adaptive Card direkt in Microsoft Teams.
Das Ergebnis: Keine manuelle Ablage mehr, alles sofort auffind- und filterbar, die Freigabe läuft mobil in Teams.
Governance-Hinweis
Achte auf die revisionssichere Ablage: Mit Retention Labels in SharePoint stellst Du sicher, dass archivierte Belege nicht mehr verändert werden können.
Nächste Schritte
Rechne kurz nach: Wie viele Eingangsrechnungen hast Du pro Monat, und wie viel Zeit geht für Erfassen und Suchen drauf?
Beste Grüsse,
Marcel Lehmann
Gründer KMUpower & Microsoft MVP
Häufige Fragen
Brauche ich AI Builder für die Rechnungserkennung?
Für strukturiertes Auslesen ja, das vortrainierte Modell zur Rechnungsverarbeitung erkennt die wichtigsten Felder ohne eigenes Training.
Funktioniert das auch mit mehreren Rechnungen pro E-Mail?
Ja. Ein «Apply to each» verarbeitet jeden Anhang einzeln und schreibt die Metadaten pro Beleg.
Wie wird die Ablage revisionssicher?
Über Retention Labels in SharePoint, die eine nachträgliche Änderung oder Löschung verhindern.