Ich muss heute mal etwas loswerden, was mich in letzter Zeit wirklich nervt. Auf LinkedIn und YouTube wimmelt es von "Influencern", die Dir zeigen, wie Du mit Tools wie Zapier, N8N oder Make.com "ganz einfach" Deine Prozesse automatisierst.
"Verbinde ChatGPT mit deinem E-Mail-Postfach in 5 Minuten!" schreien die Headlines.
Und ja, das funktioniert. Es ist kinderleicht. Und genau das ist das Problem.
Das Problem: Die unsichtbare Gefahr der Schatten-IT
Stell Dir vor, Dein engagierter Marketing-Mitarbeiter möchte Zeit sparen. Er findet ein Tutorial: "Kundenanfragen automatisch in Excel speichern". Er meldet sich kurz bei Zapier an (mit der Firmen-Mail, oder schlimmer: mit der privaten), verknüpft das Firmen-Outlook und eine Google Tabelle.
Zack, fertig. Der Prozess läuft. Der Mitarbeiter ist stolz.
Aber was ist gerade passiert?
- Datenabfluss: Firmeninterne E-Mails (vielleicht mit sensiblen Kundendaten) fliessen jetzt über die Server eines Drittanbieters (Zapier/Make). Weisst Du, wo diese Server stehen? USA? Irgendwo in der Cloud?
- Kontrollverlust: Deine IT-Abteilung hat keine Ahnung, dass dieser Prozess existiert. Wenn der Mitarbeiter geht und das Passwort mitnimmt, bricht der Prozess zusammen.
- Sicherheitslücke: Oft werden für diese Verbindungen Zugriffsrechte vergeben, die viel zu weit gehen. Ein gehackter Account beim Drittanbieter könnte Zugriff auf Dein ganzes Outlook bedeuten.
Das nennt man Schatten-IT. Und es ist der Albtraum jedes Datenschutzbeauftragten.
Die Lösung: Power Platform als sicherer Hafen
Versteh mich nicht falsch: Ich liebe Automatisierung. Aber sie muss sicher sein.
Wenn Du Microsoft 365 nutzt, hast Du mit Power Automate ein Werkzeug, das genau das Gleiche kann wie Zapier & Co. – aber mit einem entscheidenden Unterschied:
Es bleibt alles in Deinem Haus.
Die Daten verlassen Deinen geschützten Microsoft-Tenant nicht (sofern Du das nicht explizit willst). Die Server stehen dort, wo Deine M365-Daten liegen (idealerweise in der Schweiz).
Governance ist Deine Lebensversicherung
Der wichtigste Punkt bei der Power Platform ist die Governance. Wir können (und müssen!) sogenannte DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) einrichten.
Das klingt technisch, ist aber simpel: Wir definieren Regeln.
- Regel: "Daten aus Outlook dürfen NICHT zu Twitter/X geschickt werden."
- Regel: "Daten aus dem CRM dürfen NUR in SharePoint gespeichert werden, nicht in Dropbox."
Wenn ein Mitarbeiter versucht, einen unsicheren Flow zu bauen, sagt das System: "Stopp. Das verstösst gegen die Firmenrichtlinien."
Bei N8N oder Zapier hast Du diese Kontrolle oft nicht oder nur gegen teures Geld in Enterprise-Tarifen. Bei Microsoft ist das eingebaut.
Mein Rat an Dich
Geh mal durch Deine Abteilungen. Frag nicht vorwurfsvoll, sondern interessiert: "Welche Tools nutzt ihr eigentlich, um euch die Arbeit zu erleichtern?"
Du wirst überrascht sein, wie viele "kleine Helferlein" da draussen im Einsatz sind, von denen Du nichts wusstest.
Wir müssen diese Initiative der Mitarbeiter nicht abwürgen – im Gegenteil! Wir müssen sie nur in geordnete Bahnen lenken. Weg von der Schatten-IT, hin zu einer professionellen, internen Lösung mit Power Automate.