Der versteckte Schatz in Deinen Microsoft 365 Lizenzen

Kennst Du das? Du kaufst ein teures neues Tool für Urlaubsanträge oder Zeiterfassung, bezahlst monatlich Lizenzgebühren pro Nutzer – und ärgerst Dich am Ende doch, weil die Integration in Outlook nicht richtig funktioniert.

Das nervt mich so dermassen. Nicht, weil die Tools schlecht wären. Sondern weil Du Geld zum Fenster rauswirfst.

Die Wahrheit ist: Du hast die Lösung wahrscheinlich schon bezahlt.

Wenn Du in Deinem Unternehmen Microsoft 365 nutzt (also Outlook, Teams, Word etc.), dann sitzt Dein Team auf einem Ferrari, fährt ihn aber wie ein Fahrrad. In den Business-Plänen von Microsoft 365 (Basic, Standard und Premium) steckt bereits ein Teil der Power Platform: Power Apps und Power Automate mit Standard-Konnektoren. Das ist kein "nettes Extra", das ist der Motor für Deine Digitalisierung.

Warum wir oft blind für das Naheliegende sind

Wir sind es gewohnt, für jedes Problem eine "App" zu kaufen.

Problem: Aufgabenverwaltung → Lösung: Trello/Asana kaufen.
Problem: Newsletter → Lösung: Mailchimp kaufen.
Problem: Umfragen → Lösung: SurveyMonkey kaufen.

Das Resultat ist ein Flickenteppich aus Logins, Kostenstellen und Dateninseln. Die Daten liegen verstreut, nichts redet miteinander. Und die IT-Abteilung (oder der externe Dienstleister) rauft sich die Haare, weil sie zehn verschiedene Admin-Konsolen verwalten muss. Wie aus dem Wildwuchs an Tools ein echtes Sicherheitsrisiko wird, zeigt der Impuls Schatten-IT: Warum N8N & Zapier gefährlich sein können.

Dabei bietet Microsoft mit der Power Platform (Power Apps, Power Automate) genau diese Funktionen – voll integriert, sicher und (meistens) ohne Zusatzkosten.

Die Lösung: Nutze, was Du schon hast

Lass uns das mal konkret anschauen. Statt ein externes Tool für Urlaubsanträge zu mieten, bauen wir das mit Power Apps und Power Automate.

Die Oberfläche (Power Apps): Wir erstellen eine simple App, die direkt in Microsoft Teams läuft. Dein Mitarbeiter öffnet Teams (was er eh den ganzen Tag offen hat), klickt auf "Urlaub beantragen", wählt die Tage aus und drückt "Senden". Kein neuer Login, keine neue URL.
Der Prozess (Power Automate): Im Hintergrund springt ein "Flow" an. Er schaut im Outlook-Kalender des Mitarbeiters nach, ob da Termine kollidieren. Dann schickt er eine Genehmigungs-Anfrage per Teams an den Vorgesetzten.
Die Entscheidung: Der Chef klickt in der Teams-Nachricht auf "Genehmigen".
Das Ergebnis: Der Flow trägt den Urlaub automatisch in den Outlook-Kalender ein, setzt die Abwesenheitsnotiz und informiert die HR-Abteilung.

Der ROI (Return on Invest) ist hier extrem einfach:

Lizenzkosten: Keine zusätzlichen. Dieses Beispiel kommt mit Standard-Konnektoren aus (Outlook, Teams, Genehmigungen), und dafür reichen die Power-Apps- und Power-Automate-Rechte in Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium.
Wartungskosten: Minimal, da Teil der Microsoft-Umgebung.
Zeitersparnis: Keine doppelte Datenpflege, keine Zettelwirtschaft.

Wichtig: Sobald Du Premium-Konnektoren, eigene Konnektoren oder Dataverse ausserhalb von Teams brauchst, ist eine zusätzliche Lizenz nötig, zum Beispiel Power Apps Premium. Welche Variante sich für Dein Vorhaben lohnt, zeigt der Lizenzfinder. Und was Dir ein solcher Prozess an Zeit bringt, rechnest Du mit dem kostenlosen ROI-Rechner aus.

Aber Vorsicht: Governance First!

Jetzt kommt der Punkt, wo ich als "Spielverderber" auftreten muss. Nur weil die Power Platform da ist, heisst das nicht, dass jeder wild drauflos basteln sollte.

Wenn Herr Müller aus der Buchhaltung anfängt, Flows zu bauen, die Rechnungen automatisch verschicken, und Herr Müller dann das Unternehmen verlässt – was passiert dann mit dem Flow? Er stoppt. Und keiner weiss warum.

Das ist das Thema Governance. Wir müssen Regeln aufstellen:

Wer darf was bauen?
Welche Daten dürfen verwendet werden (DLP - Data Loss Prevention)?
Wie stellen wir sicher, dass wichtige Prozesse dokumentiert sind?

Ohne Governance wird aus dem Schatz schnell ein Chaos. Mit Governance wird es Dein grösster Wettbewerbsvorteil. Wie Du Governance im KMU schlank aufsetzt, zeigt der Impuls Zwölf Apps, null Überblick.

Nächste Schritte

Schau mal auf Deine letzte Kreditkartenabrechnung der Firma. Welche SaaS-Tools (Software as a Service) bezahlst Du monatlich? Und welche davon könntest Du eigentlich mit Microsoft 365 Bordmitteln abdecken?

Welche Lizenz Du für Dein Vorhaben wirklich brauchst, zeigt Dir der Lizenzfinder. Und wenn Du einen konkreten Zeitfresser im Kopf hast, etwa den Urlaubsantrag: In der kostenlosen Spot-Analyse skizzieren wir in 30 Minuten gemeinsam die Lösung und rechnen den Nutzen durch, ohne Pitch.

Zum Lizenzfinder: Welche Lizenz lohnt sich wirklich?