Kennst Du das? Du kaufst ein teures neues Tool für Urlaubsanträge oder Zeiterfassung, bezahlst monatlich Lizenzgebühren pro Nutzer – und ärgerst Dich am Ende doch, weil die Integration in Outlook nicht richtig funktioniert.
Das nervt mich so dermaßen. Nicht, weil die Tools schlecht wären. Sondern weil Du Geld zum Fenster rauswirfst.
Die Wahrheit ist: Du hast die Lösung wahrscheinlich schon bezahlt.
Wenn Du in Deinem Unternehmen Microsoft 365 nutzt (also Outlook, Teams, Word etc.), dann sitzt Dein Team auf einem Ferrari, fährt ihn aber wie ein Fahrrad. In fast jeder Business-Lizenz schlummert die Power Platform. Das ist kein "nettes Extra", das ist der Motor für Deine Digitalisierung.
Warum wir oft blind für das Naheliegende sind
Wir sind es gewohnt, für jedes Problem eine "App" zu kaufen.
- Problem: Aufgabenverwaltung → Lösung: Trello/Asana kaufen.
- Problem: Newsletter → Lösung: Mailchimp kaufen.
- Problem: Umfragen → Lösung: SurveyMonkey kaufen.
Das Resultat ist ein Flickenteppich aus Logins, Kostenstellen und Dateninseln. Die Daten liegen verstreut, nichts redet miteinander. Und die IT-Abteilung (oder der externe Dienstleister) rauft sich die Haare, weil sie zehn verschiedene Admin-Konsolen verwalten muss.
Dabei bietet Microsoft mit der Power Platform (Power Apps, Power Automate) genau diese Funktionen – voll integriert, sicher und (meistens) ohne Zusatzkosten.
Die Lösung: Nutze, was Du schon hast
Lass uns das mal konkret anschauen. Statt ein externes Tool für Urlaubsanträge zu mieten, bauen wir das mit Power Apps und Power Automate.
- Die Oberfläche (Power Apps): Wir erstellen eine simple App, die direkt in Microsoft Teams läuft. Dein Mitarbeiter öffnet Teams (was er eh den ganzen Tag offen hat), klickt auf "Urlaub beantragen", wählt die Tage aus und drückt "Senden". Kein neuer Login, keine neue URL.
- Der Prozess (Power Automate): Im Hintergrund springt ein "Flow" an. Er schaut im Outlook-Kalender des Mitarbeiters nach, ob da Termine kollidieren. Dann schickt er eine Genehmigungs-Anfrage per Teams an den Vorgesetzten.
- Die Entscheidung: Der Chef klickt in der Teams-Nachricht auf "Genehmigen".
- Das Ergebnis: Der Flow trägt den Urlaub automatisch in den Outlook-Kalender ein, setzt die Abwesenheitsnotiz und informiert die HR-Abteilung.
Der ROI (Return on Invest) ist hier extrem einfach:
- Lizenzkosten: 0 CHF (in M365 Business Standard/Premium enthalten).
- Wartungskosten: Minimal, da Teil der Microsoft-Umgebung.
- Zeitersparnis: Keine doppelten Datenpflege, keine Zettelwirtschaft.
Aber Vorsicht: Governance First!
Jetzt kommt der Punkt, wo ich als "Spielverderber" auftreten muss. Nur weil die Power Platform da ist, heisst das nicht, dass jeder wild drauflos basteln sollte.
Wenn Herr Müller aus der Buchhaltung anfängt, Flows zu bauen, die Rechnungen automatisch verschicken, und Herr Müller dann das Unternehmen verlässt – was passiert dann mit dem Flow? Er stoppt. Und keiner weiss warum.
Das ist das Thema Governance. Wir müssen Regeln aufstellen:
- Wer darf was bauen?
- Welche Daten dürfen verwendet werden (DLP - Data Loss Prevention)?
- Wie stellen wir sicher, dass wichtige Prozesse dokumentiert sind?
Ohne Governance wird aus dem Schatz schnell ein Chaos. Mit Governance wird es Dein grösster Wettbewerbsvorteil.
Nächste Schritte
Schau mal auf Deine letzte Kreditkartenabrechnung der Firma. Welche SaaS-Tools (Software as a Service) bezahlst Du monatlich? Und welche davon könntest Du eigentlich mit Microsoft 365 Bordmitteln abdecken?
Lass uns doch mal 30 Minuten sprechen. Wir schauen uns Deine Lizenz-Situation an und ich zeige Dir, wo Du sofort Geld sparen und Prozesse vereinfachen kannst.