Zeiterfassung automatisiert (Handwerksbetrieb · 25 Mitarbeitende)

Ausgangslage (Vorher)

• Externe Monteure tragen Zeiten auf Papier ein → spätes Nachpflegen
• Backoffice überträgt ca. 2h/Woche manuell in Excel
• Fehlerquoten (Ziffernverdreher / fehlende Einträge) ~8%

Umsetzung (Power App + QR-Scan)

Eine einfache Canvas Power App wurde bereitgestellt, die Projekt-Codes per QR erfasst. Mitarbeitende buchen Start/Stop mobil; Validierung & automatische Summen laufen im Hintergrund. Dataverse speichert strukturiert; ein wöchentlicher Power Automate Flow generiert eine Kontrollliste für das Backoffice.

Ergebnis (Nachher)

• Manuelle Pflege reduziert von 2h/Woche auf 6 min Kontrollsicht
• Fehlerquote <1%
• Echtzeit-Auswertung für Projektleiter

ROI-Rechnung

Vorher: 2h × 52 Wochen = 104h/Jahr Backoffice (50 CHF/h) → 5'200 CHF Kosten.

Nachher: 0.1h × 52 = 5.2h/Jahr → 260 CHF.

Ersparnis: ~4'940 CHF/Jahr + schnellere Fakturierung (nicht monetarisiert).

Projektaufwand: 40h Implementierung (~8'000 CHF intern bewertet).

Break-Even: ~19 Monate rein monetär – tatsächlich erreicht nach 3 Monaten durch Zusatznutzen (schnelle Abrechnung & Fehlervermeidung).